Com a pandemia, o programa de Compliance enfrenta novos
desafios e precisa renovar seus processos. Para isso, é necessária uma
transformação tecnológica.
A pandemia afetou a maneira como várias atividades são
conduzidas dentro das empresas, trazendo novos desafios a cada uma delas. O programa de
compliance não é exceção e, por isso, é preciso estar atento e
fazer mudanças para assegurar que ele se mantenha eficiente.
Com a pandemia, a transformação na dinâmica de trabalho
das empresas aumentou o risco de não-conformidades e, ao mesmo tempo, tornou
mais difícil identificar algumas delas. A forma como a equipe de compliance
trabalha deve se adequar à nova dinâmica. Algumas dessas adaptações
provavelmente serão mantidas mesmo após o final da crise.
Risco e detecção de
não-conformidades
Com muitos colaboradores atuando em home office, existem
mais oportunidades para um infrator agir de maneira contrária às normas e às
políticas da empresa. Assim, o risco de não-conformidades aumenta com a
dinâmica de trabalho remoto.
Ao mesmo tempo, essa prática dificulta um dos aspectos do
trabalho da equipe de compliance, que é a detecção dos casos de
não-conformidade. Sem o contato direto com os colaboradores da empresa, essa
equipe não consegue identificar tão facilmente os sinais da irregularidade.
Implementação de novas
políticas
Os desafios para o programa de compliance nas empresas
diante da pandemia não se restringem à questão da não-conformidade. Tarefas
mais burocráticas também foram afetadas, como a implementação de novas
estratégias.
Se uma empresa cria uma nova política interna, é papel da
equipe de compliance assegurar que todos os colaboradores tenham ciência dela.
Isso inclui apresentar as regras, esclarecer dúvidas e, ainda, coletar as
assinaturas de cada um atestando conhecimento.
Essa missão, muito simples quando todos os colaboradores
estão trabalhando no ambiente físico da empresa, cresce em complexidade pela
restrição do contato direto.
Renovação dos processos de
compliance
Devido aos desafios impostos pela pandemia, é preciso
haver uma renovação dos processos de compliance das empresas. Eles precisam ser
adaptados para a realidade do trabalho remoto, sem perder a eficiência.
É importante ter em mente que essa medida não é apenas
temporária. É muito provável que, em alguma aspecto, a nova dinâmica de
trabalho que surgiu durante a crise seja mantida no futuro. A renovação dos
processos deve ser realizada pensando na otimização, em longo prazo, do
compliance corporativo – e não apenas como uma solução de curto prazo.
Transformação tecnológica do
programa de compliance
Para enfrentar os desafios impostos pela pandemia, é
necessário que ocorra uma transformação tecnológica do programa de compliance
da empresa. É necessário adotar novas ferramentas que viabilizam a realização
dessa atividade, diante da dinâmica de trabalho remoto.
Um exemplo disso é a criação de um canal
virtual para denúncias anônimas. Se a equipe de compliance
não pode monitorar pessoalmente o trabalho dos colaboradores, devido à falta de
proximidade, o acolhimento de denúncias torna-se ainda mais importante como
meio de detecção dos casos de não-conformidade.
Outro exemplo é a utilização de uma ferramenta que
permita compartilhar arquivos de novas políticas internas com todos os
colaboradores e coletar as assinaturas digitais, armazenando a
cópia virtual assinada de cada um. Assim, fica dispensado o documento físico.
Não há dúvidas de que a pandemia trouxe desafios para o
programa de compliance das empresas. Porém, essa situação possivelmente
acelerou transformações que já estavam em curso e que seriam eventualmente
necessárias, independentemente da crise.
